اهمیت برنامه ریزی در مذاکره

انسان موجودی اجتماعی است و در هر زمینه ای از زندگی خود نیاز به تعامل با سایر همنوعان خود دارد. در بسیاری از موارد خواسته های دو فرد می تواند مشترک بوده و این منافع مشترک روابط قوی تری نیز بین آن دو بسازد. اما در سایر موارد، می تواند خواسته های انسان ها با همدیگر تعارض داشته باشد و ممکن است خواست یکی باعث از دست رفتن منافع دیگری شود. به همین دلیل بسیار لازم است که از طریق یک مذاکره بتوان به نتیجه ای که بیشترین رضایت ممکن را برای هر یک از طرفین حاصل کند، دست یافت. در حقیقت در یک مذاکره منصفانه که نتیجه برد برد داشته باشد، هیچ وقت هیچ یک از طرفین نمی توانند به 100 درصد خواسته های خود دست یابند. از این نظر است که باید برای مذاکره برنامه ریزی مناسبی داشت. برنامه ریزی در مذاکره اهداف شرکت در مذاکره را به خوبی در ذهن مذاکره کننده تبیین می کند و همین موضوع موجب می شود وی بداند که دقیقا از شرکت در مذاکره به دنبال چیست. این مورد به وی کمک می کند خواسته های خود را اولویت بندی کند و مثلا برای رضایت طرف مقابل برای اینکه بتواند خواسته اولویت 1 خود را بدست آورد، از خواسته های اولویت 2 و 3 خود چشم پوشی کند که طرف مقابل هم بتواند به امتیازهایی رضایت بخش دست یابد. در این مطلب قصد داریم به تفصیل به اهمیت برنامه ریزی در مذاکره اشاره نماییم. با ما همراه باشید.

تعریف مذاکره

قبل از رسیدن به بحث اهمیت برنامه ریزی در مذاکره لازم است به صورت اجمالی به تعریف مذاکره بپردازیم. در حقیقت مذاکره را می توان فرآیندی دانست که به درک مشترک، رفع اختلافات و رسیدن به منافع مشترک منتج شود و هدف از آن، جلوگیری از نزاع و رسیدن به رضایت نسبی در طرفین است. در حقیقت گاهی پیش می آید که دو نفر یا گروه منافعشان با هم تعارض دارد. در چنین شرایطی گفتگو بهترین راه حل برای جلوگیری از نزاع است. هیچ وقت وقتی دو نفر یا گروه در یک زمینه با هم تعارض منافع دارند نمی توان از یک فرآیند مذاکره توقع داشت که به نتیجه ای برسیم که یک طرف صد درصد راضی و دیگری صد درصد ناراضی باشد. به این کار یک مذاکره موفق نمی گویند. مساله مهم این است که طرف پیروز این مذاکره هم نباید زیاد از برد خود در مذاکره خوشحال شود.

زیرا مذاکره ای که دو طرف آن رضایت نسبی به دست نیاورند قطعا نتیجه و تواقف نامه اش پایدار نخواهد ماند و طرف به اصطلاح بازنده قطعا تا ابد به این توافق وفادار نمی ماند. بهترین نوع توافق حاصله از یک مذاکره موفق توافق برد برد است. یعنی هیچ یک از طرفین در آن به صد درصد خواسته های خود نرسند و هر یک برخی از خواسته هایشان تحقق یافته و برخی خواسته هایشان را نیز چشم پوشی می کنند. یعنی در واقع یک سری امتیازات را از طرف مقابل می گیرند و یک سری امتیازات را به طرف مقابل می دهند تا رضایت نسبی برای هر دو طرف جلب شده و تا جای ممکن خواسته اصلی هر یک از طرف های مذاکره کننده تحقق پیدا کند، هر چند که برخی از خواسته های اولویت بعدی هر یک از طرفین قطعا محقق نخواهد شد. اما دو طرف به صورت نسبی راضی خواهند بود.

مذاکره لازم نیست که حتما در زمینه های کلان و بین افراد مهمی چون مسئولان کشورها باشد. می تواند یک مذاکره بین نمایندگان دو سازمان یا دو شرکت و کسب و کار صورت گیرد. چنین مذاکره ای می تواند در زمینه همکاری های متقابل و حتی شراکت و پروژه های مشترک و بعضا فروش باشد. بحث مذاکره فروش یکی از مهم ترین و پرکاربردترین انواع مذاکره است که همه روزه برای اکثر کسب و کارها صورت می پذیرد.

افرادی که در تیم فروش یک کسب و کار و سازمان هستند باید بیشترین مهارت را در زمینه مذاکره داشته باشند. برای موفقیت در مذاکرات باید مهارت ها و قابلیت هایی در افراد تقویت شود که از آن جمله می توان به هوش هیجانی اشاره کرد. در حین یک فرآیند مذاکره هرگز نباید افراد تسلط روی اعصاب و احساسات خود را از دست دهند و از کوره در بروند. بسیار مهم است که در برابر هر رفتار طرف مقابل بتوان روی خود تسلط داشته و رفتاری انجام داد که در نهایت و پس از فروکش کردن خشم پشیمانی برای فرد باقی نماند. این موضوع می تواند کلید موفقیت در مذاکره باشد. به همین جهت است که می گویند افرادی که مذاکره می کنند باید در زمینه هوش هیجانی بسیار قوی باشند. (اهمیت برنامه ریزی در مذاکره)

تعریف موضوعات و چارچوب های مذاکره

گام اول در برنامه ریزی در مذاکره می تواند تعریف موضوعات و چارچوب های مذاکره باشد. موضوعات قابل بحث در یک مذاکره را باید پیش از ورود به مذاکره مورد تجزیه و تحلیل قرار داد. برخی مذاکرات فقط یک موضوع اصلی مورد چالش دارد و برخی دیگر پیچیده هستند و باید در آن ها بر سر چند موضوع مختلف به بحث پرداخت. بر اساس نوع رابطه طرفین پس از تعیین موضوعات و چارچوب های مذاکره می توان به استراتژی مذاکره پرداخت. مذاکره ای نتیجه بخش حقیقی است که به نتیجه برد برد برسد. پس در مذاکرات چند موضوعی از قبل باید بدانید در هر یک از موضوعات چه امتیازاتی را حاضرید بدهید و گرفتن چه امتیازاتی برای شما ضروری است. (اهمیت برنامه ریزی در مذاکره)

شناخت منافع طرفین در مذاکره

همان طور که ذکر شد مذاکره یعنی دادن امتیازاتی در قبال گرفتن یک سری دیگر از امتیازات. یکی از پایه های برنامه ریزی در مذاکره این است که قبل از ورود به مذاکره باید در مورد هر یک از خواسته ها و منافع خود به قدر کافی فکر کرده باشیم تا تصمیم درستی در قبال آنان اتخاذ نماییم. خواسته ها دقیقا همان موارد مطلوب ما هستند که سعی می کنیم برای به دست آوردن آن ها وارد مذاکره با طرف مقابل شویم. اما منافع در واقع دلایلی را شامل می شوند که به آن علل، ما خواسته های خود را برای خود مطلوب می دانیم. در مذاکره گاهی ممکن است مجبور شویم دلیل پافشاری بر خواست خود را شرح دهیم که بهتر است از اصلی ترین و قوی ترین دلیل شروع کرده و اگر لازم شده به بیان دلایل بعدی هم بپردازیم.

اولویت بندی منافع در مذاکره

در مذاکره برای جلب رضایت نسبی طرفین، هر یک باید در قبال دادن امتیازاتی به طرف مقابل، امتیازاتی هم دریافت کنند. پس باید قبل از شرکت در مذاکره به این موضوع فکر کنیم که کدام منافع برای ما اصلی ترین موارد هستند و برای به دست آوردن آن ها حاضریم از سایر منافع خود چشم پوشی کنیم که طرف مقابل هم راضی شود در قبال گرفتن آن امتیازها منافع اصلی ما را بپذیرد. (اهمیت برنامه ریزی در مذاکره)

تعیین حد و مرزهای مذاکره

هر کسی قبل از ورود به مذاکره باید برای خود ترسیم کند که در جایی از مذاکره می تواند نتیجه بگیرد که طرف مقابل خواسته اصلی وی که اصلا قابل چشم پوشی نیست را نمی پذیرد. آنجا را از قبل باید برای خود نقطه ترک مذاکره برنامه ریزی کرده باشد و دیگر به مذاکره ای که نتیجه مثبتی برای وی نمی تواند در پی داشته باشد، ادامه ندهد. پس یکی از اصلی ترین موارد در تعیین حد و مرزهای مذاکره آمادگی قبلی داشتن برای تعیین نقطه ترک مذاکره است.

تعیین نقطه شروع و نقطه هدف مذاکره

بعد از تعیین موضوعات اصلی و اولویت ها باید دل را به دریا زده و وارد مذاکره شد. اما اینکه از کجا وارد بحث شویم و اینکه چگونه مسیر بحث را به سوی هدف مشخص شده خود بکشانیم هم خود یک بحث بسیار مهم است. یک نکته مهم این است که باید همواره برای شرایط عادی و شرایط خاص برنامه داشته و برای هر یک بسته پیشنهای از قبل فکر شده ای را آماده ارائه داشته باشیم و از مسیر اصلی فکر شده خود منحرف نشویم.

اینکه ما شروع کننده مذاکره باشیم یا طرف مقابل هم بسیار مهم است. از قبل باید به بسته های پیشنهادی خود و طرف مقابل فکر کنیم و بر این اساس باید ببینیم که مناسب تر است ما مذاکره را شروع کنیم یا طرف مقابل.

مهیا کردن شرایط محیطی و پیش نیازهای مذاکره

باید در نظر داشته باشید که در هنگام مذاکره چه نیازهایی دارید. به عنوان مثال همراه بودن یک وکیل یا حسابدار به همراه در بسیاری از مذاکره ها می تواند بسیار ضروری باشد. بهتر است از قبل با شرایط محیطی محل مذاکره آشنایی داشته و سعی کنید خود را با آن وفق دهید و نگذارید روی شما تاثیر منفی بگذارد. (اهمیت برنامه ریزی در مذاکره)

فروش حرفه ای و مذاکره همیشه با هم پیوند خورده اند، زیرا اگر مذاکره ای خوب انجام نشود منجر به فروش و نتیجه نخواهد شد.