کاش شبانه روز به جای 24 ساعت، 25 ساعت بود ! ای کاش زمان بیشتری داشتم ! این ها جملاتی هستند که حتی اگر خود شما آن را به زبان نیاورده باشید، قطعا بارها از زبان اطرافیانتان شنیده اید شبانه روز برای همه مردم یکسان است اما چرا عده ای می توانند در این مدت به همه کارهایشان برسند اما عده ای دیگر نه؟ با ما همراه باشید

به نظر شما اگر آن دسته از افرادی که در بالا به آن ها اشاره کردیم نتوانند در مدت 24 ساعت کارهای خود را انجام دهند با یک ساعت زمان اضافه ، قادر به انجام کارهایشان می شوند؟ قطعا نه. شبانه روز برای همه مردم یکسان است اما چرا عده ای می توانند در این مدت به همه کارهایشان برسند اما عده ای دیگر نه؟ باید به شما بگوییم که مشکل این افراد مدت زمان نیست بلکه عدم مدیریت زمان است، در واقع 24 ساعت می تواند مدت زمان زیادی هم باشد فقط کافی است آن را مدیریت کنید

مدیریت زمان به چه معناست؟

“مدیریت زمان” فرایند سازمان‌دهی برای چگونگی تقسیم زمان میان فعالیت‌های به‌خصوص و مهم است. اگر بخواهیم ساده تر به آن نگاه کنیم، مدیریت زمان یعنی انجام مهم ترین کارها، همین! بعضی افراد این کار را یک عامل محدود کننده می دانند در صورتی که مدیریت زمان نه تنها باعث ایجاد محدودیت نمی شود بلکه فرصت بیشتری را برای گذراندن وقتتان با خانواده و دوستانتان ایجاد می کند، به نقل از برایان تریسی :

هدف نهایی مدیریت زمان و انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر، داشتن زمان بیشتر برای گذراندن وقت با افرادیست که دوست شان دارید یعنی انجام کارهایی که به شما حس خوبی می دهد و اگر مدیریت زمان نداشته باشید، برای این کارها هیچ وقت زمان کافی نخواهید داشت.” به تعبیری دیگر مدیریت زمان باعث می شود کارهایتان را با هوشمندی بیشتر انجام دهید نه اینکه سخت تر انجام دهید. انسان هایی که مدیریت زمان ندارند بیشتر، خود را مشغول انجام دادن کاری می کنند تا اینکه بخواهند کاری را به ثمر برسانند. اجازه بدهید کمی این موضوع را شفاف تر کنیم : حتما برایتان پیش آمده است که از صبح تا شب کاری را انجام می دادید به طوری که حتی زمان برای سر خاراندن هم پیدا نمی کردید اما در انتها با خود می گفتید :

” این همه کار انجام دادم اما به هیچ چیز نرسیدم! ” این مثال دقیقا مصداق مشغول شدن است، اگر دیوانه وار مشغول انجام دادن کاری شوید نه تنها به چیز زیادی نمی رسید بلکه احتمالا  به نتیجه کمتری هم می رسید، پس به یاد داشته باشید مشغول بودن با موثر بودن تفاوت زیادی دارد. اگر برایتان سوال پیش آمده که چگونه می توانید موثر باشید و یا بهتر بگوییم، چگونه می توانید زمان خود را مدیریت کنید، در ابتدا باید بدانید که در طول روز چه کارهایی باید انجام دهید و هدفتان از انجام دادن این کارها را به صورت کاملا واضح و شفاف مشخص کنید این را بدانید که ، بر اساس تحقیقات صورت گرفته هر دقیقه ای که برای برنامه ریزی صرف کنید، ده دقیقه از زمان اجرای برنامه تان کم می کند پس برای برنامه ریزی صحیح، زمان بگذارید. ابتدا یک دفتر تهیه کنید. به شما توصیه می کنیم که در ابتدا هدف های بلند مدتتان را بنویسید و سپس کارهایی که در طول ماه و هفته، باید برای رسیدن به آن ها انجام دهید را بنویسید، وقتی مشخص شود که شما باید چه کارهایی را در طول هفته انجام بدهید، می توانید آن ها را در طول هفت روز تقسیم بندی کنید. سپس کارهایی که باید در طول روز انجام بدهید را به ترتیب اولویت بنویسید و اگر می خواهید بدانید که در فهرست برنامه تان، باید به کدام کارها اولویت بالاتری دهید، ببینید که چه کارهایی در درازمدت، تأثیر بیشتر و مثبت تری روی زندگی شما می گذارند.

برای هرکاری که برنامه ریزی کرده اید دو سوال از خود بپرسید که چرا و چگونه باید آن را انجام بدهم، پرسش این دو سوال علاوه بر افزایش هدفمندی نحوه انجام کار، باعث جلوگیری از اتلاف وقتتان نیز می شود همچنین هدف داشتن برای انجام هر کاری باعث ایجاد انگیزه در شما نیز می شود مثلا وقتی برنامه تان از ساعت 5 صبح شروع می شود شما باید بدانید که چرا باید ساعت 5 صبح بیدار شوید تا انگیزه لازم را برای انجام کار داشته باشید..

خودتان را مجبور کنید

البرت هوبارد، می گوید :
” انضباط فردی، یعنی که بتوانید خودتان را وادار به انجام کاری کنید که باید انجام بدهید چه دوست داشته باشید یا نداشته باشید.”

اجرای تمام برنامه هایی که در دفتر خود نوشته اید الزامی است و به هیچ وجه نباید به خود بگویید: همه ی برنامه هایم را اجرا کردم به جز یکی دو مورد، برای امروز کافیست! چرا نتوانستید برنامه تان را اجرا کنید؟در پاسخ باید به شما بگوییم: یا سنگ بزرگ برداشته اید و بیشتر از انرژی و زمانتان برنامه ریزی کرده اید یا وقتتان را صرف کارهای بیهوده کرده اید، برایان تریسی می گوید : معمولی ها، نصف وقت شان صرف معاشرت های بی فایده و کارهای شخصی بی نتیجه می شود. شما هم یک انسان معمولی هستید؟ تا کنون با خود فکر کرده اید که وقت گذراندن مقابل تلویزیون یا معاشرت کردن با دوستانتان به پیشرفت شما کمک می کند؟ یا اجرای برنامه هایتان برای رسیدن به اهداف کوتاه و بلند مدتی که در نظر دارید؟

قطعا شما هم نیاز به استراحت دارید اما این استراحت باید به اندازه کافی باشد تا مانع از اجرای برنامه تان نشود، به یاد داشته باشید که حتی اگر یکی از کارهایی که در لیست برنامه ریزیتان بود  را انجام ندهید در حقیقت باعث ایجاد اختلال در برنامه های بعدیتان شده اید، نکته ی دیگری که باید مد نظر داشته باشید این است که بدترین نوع استفاده از زمان، وقت زیاد صرف کردن بر روی کارهایی است که لازم نیست وقت زیادی صرف آن ها شود، اگر کارهایی ساده پیش رویتان قرار دارد و از شما زمان می گیرند، می توانید انجام این کارها را به شخص دیگری بسپارید گاها ممکن است برای این کار مجبور باشید که به افراد پول دهید اما اشکال ندارد زیرا بعضی وقت ها باید پول خرج کنید تا زمان بخرید. یکی از راه های دیگر برای مدیریت زمان این است که کارها را صحیح و با سرعت انجام دهید برای این منظور می توانید روزانه یک ساعت درباره کارتان مطالعه کنید تا به تدریج  تبدیل به یکی از بهترین های رشته و کارتان شوید.

و اما مورد دیگری که باید به آن توجه کنید این موضوع است که افرادی در زندگیتان وجود دارند که همیشه باعث اتلاف وقت شما می شوند این افراد را از زندگیتان حذف کنید در پایان یادتان باشد که وقت را نمی شود پس انداز کرد، فقط می توان آن را خرج یا سرمایه گذاری کرد. در غیر این صورت، وقت از بین می رود و نمی شود کاری کرد پس برای تمام روزهای زندگیتان برنامه ریزی کنید و به این کار عادت کنید، برنامه ریزی کردن برای آنکه به یک عادت تبدیل شود نیاز به تمرین دارد