تکنیک های مدیریت زمان

یکی از مواردی که تفاوت بین انسان های موفق و سایر افراد را رقم می زند، نحوه استفاده از زمان است. بسیاری از انسان ها زمانی به خود می آیند و می بینند زمان بسیاری را تلف کرده اند و نتوانسته اند کار مثبتی را در زندگی خود انجام دهند. برخی دیگر هم هستند که مشغله بسیار دارند و در حقیقت به برخی از کارهای خود نمی رسند و اگر قصد ایجاد تحولی در مسیر بهبود شرایط زندگی خود داشته باشند نیز برای انجام آن وقت کافی ندارند. برخی دیگر از افراد هم هستند که نمی توانند وقت مناسب برای هر یک از کارهای روزمره خود اختصاص دهند و به عنوان مثال زمان کافی را برای خانواده و فرزندان در نظر نمی گیرند. اینجاست که هنر مدیریت زمان ارزش خود را به صورت بسیار پر رنگ نشان می دهد. در این مطلب قصد داریم به برخی از تکنیک های مدیریت زمان که می تواند برای کلیه افراد در جایگاه های مختلف شغلی و اجتماعی کاربردی باشد اشاره نماییم. با ما همراه باشید.

مدیریت زمان چیست؟

برای معرفی تکنیک های مدیریت زمان، ابتدا لازم می دانیم به این پرسش پاسخ دهیم که مدیریت زمان چیست؟ به طور کلی مدیریت زمان را می توان یک هنر یا مهارت کاربردی دانست که به هر شخصی در هر جایگاهی کمک می کند که کلیه کارها و وظایف خود را در زمان مورد نظر انجام دهد و از برنامه اش عقب نیفتد و هرگز دچار کمبود زمان هم نشود. برخی افراد به طور ذاتی توانایی مدیریت زمان خود را به خوبی دارا هستند و این افراد به طور معمول از افراد موفق در جامعه می باشند. اما این بدین معنا نیست که سایر افراد که این توانایی را به طور ذاتی ندارند نتوانند زمان خود را هرگز به خوبی مدیریت کنند. این دقیقا نکته ای است که در این مطلب قصد تبیین آن را داریم. در واقع همه انسان ها با آشنایی با تکنیک های مدیریت زمان می توانند وقت خود را به خوبی مدیریت کرده و خود را به سوی موفقیت رهنمون کنند.

فرق انسان های هوشمند و موفق با سایرین این است که زمان را از گرانبهاترین دارایی های خود می دانند. از این رو این افراد، افرادی بسیار منظم و دارای برنامه ریزی بسیار دقیق و البته انعطاف پذیر هستند. زیرا اگر برنامه ریزی انعطاف پذیر نباشد خود باعث می شود استرس و فشار روانی به فرد وارد گردد، که این مورد خود یک مشکل اساسی به حساب می آید.

بهترین روش های مدیریت زمان

همان طور که ذکر شد برای بهبود توانایی مدیریت زمان در خود می توان از تکنیک های مدیریت زمان استفاده کرده و با تمرین آن ها را در خود نهادینه کرد. در این بخش قصد داریم به بهترین روش های مدیریت زمان اشاره نماییم:

– اولویت بندی و حرف کارهای غیر ضروری: بسیاری افراد در طول روز کارهای زیادی را برای خود تعریف می کنند و البته به بسیاری از آن ها هم نمی رسند. خیلی مهم است که این توانایی را در خود تقویت کنیم که ابتدا بتوانیم کارها را اولویت بندی کرده و کارهای ضروری تر را حتما انجام داده و کارهای غیر ضروری را تا حد ممکن حذف کنیم. به عنوان مثال چک کردن ایمیل کاری ضروری در روز می باشد که باید در اولویت های روزانه قرار گیرد. اما واضح است که گشتن در اینستاگرام آن هم زمانی که در کمبود وقت بسیار شدیدی هستیم، یک امر کاملا غیر ضروری است و باید از برنامه حذف شود.

یک نکته که در برنامه ریزی و اولویت بندی کارها باید رعایت شود این است که همواره باید کارهای سخت و مهم یا کارهایی که از آن متنفر هستید را اول از همه انجام دهید و آن ها را به انتها که انرژی زیادی برایتان نمانده موکول نکنید. همچنین هیچ وقت در ابتدای شروع کار به سراغ کارهای سبک و آسان نروید. وقتی وظایف سخت و ناراحت کننده را در انتهای روز و یا زمان بندی کاری خود می گذارید، خستگی، استرس و نارضایتی شما در انتهای کار حداقل 10 برابر بیشتر می شود. در این صورت هم خستگی جسمی شما بیشتر می شود و هم کسالت روحی. (تکنیک های مدیریت زمان)

– داشتن زمان بندی مشخص برای هر کار: باید برای جلوگیری از کمبود وقت در کارها برای انجام هر یک از کارهای خود یک زمان مشخص در نظر بگیریم و نگذاریم آن کار بیش از آن طول بکشد. این محدودیت هایی که مشخص می کنیم موجب تمرکز بیشتر ما روی آن کار به خصوص می شود و همین موضوع ما را در مسیر مدیریت زمان و رسیدن به کارها بسیار یاری می کند.

– داشتن توانایی نه گفتن: اگر زمان کافی برای انجام کاری را داریم باید برای انجام آن تعهد داده و آن را قبول کنیم. در غیر این صورت این موضوع موجب ایجاد استرس برای خودمان شده و نه به کارهای دیگرمان می توانیم به درستی برسیم و نه تعهد جدید را می توانیم به درستی عملی نماییم. بهتر است طوری درخواست دیگران را رد کنید که آنان را از خود نرنجانید و حس مثبتی در آنان ایجاد کنید.

– داشتن استراحت میان کارها: یکی از مهم ترین چیزهایی که باید در میان انجام وظایف در برنامه خود بگنجانیم استراحت است. شاید با خود بگوئید که وقتی زمان کافی برای انجام خود کار ها نداریم آیا استراحت میان کارها اتلاف وقت نیست؟ در حقیقت وقتی پشت سر هم کار می کنیم ذهن ما خسته شده و کارایی بسیار کمی دارد. از این رو وقتی استراحت می کنیم در بازگشت به کار می توانیم با بازده و راندمان بسیار بالاتری کار را شروع کنیم.

– مدیریت زمان خواب: خواب کافی یکی از مهم ترین مواردی است که باید در برنامه ریزی روزانه ما لحاظ شود. زیرا اگر خواب کافی نداشته باشیم با کسالت به کار می پردازیم و هرگز بازده بالایی نخواهیم داشت. خواب در حقیقت ریکاوری بدن بعد از کار خسته کننده است و اگر خواب کافی نداشته باشیم نمی توانیم روی کارهای خود تمرکز کافی داشته و آن ها را با سرعت و کیفیت مناسب انجام دهیم. بدین منظور باید تایم استراحت و خواب خود را مشخص کنیم. بدن ما به استراحت و خواب کافی نیاز دارد و به برنامه ای که به آن می دهیم عادت می کند. (تکنیک های مدیریت زمان)

– انجام چندکار در یک زمان: این تکنیک مدیریت زمان البته بسیار سخت برای همه قابل اجرا شدن می باشد و برای آن تمرین زیادی لازم است. افراد برای اینکه بتوانند از سایرین جلو بیفتند و از کمبود وقت نیز رنج نبرند، در برخی مواقع ناچارند چند کار را به طور همزمان انجام دهند. البته باید در نظر داشت که این همزمانی نباید موجب شود کیفیت انجام کارها به شکل معناداری پایین بیاید.

– استفاده از وقت های مرده: در حقیقت اکثر ما در روز وقت های مرده زیادی داریم که می توانیم از آن ها برای مطالعه، چک کردن ایمیل یا پاسخ به ایمیل ها بهره ببریم. بدین منظور باید همیشه کتابی به همراه خودداشته باشیم تا در سالن های انتظار، در اتوبوس، بین کلاس های آموزشی، در بانک و…..به جای فکر کردن به مسائل مختلف یا کار های بیهوده، مانند گشتن در شبکه های اجتماعی و بازی کردن با گوشی تلفن همراه به اهداف خود نزدیک تر شویم. اگر واقعا می خواهیم در زمره انسان های موفق و با کارایی بالا قرار گیریم باید از ثانیه به ثانیه خود به خوبی استفاده کنیم و اجازه ندهیم وقتمان تلف شود. فاصله بین منزل و محل کار و دانشگاه بهترین زمان برای یادگیری است، پس کتاب خوانده یا از کتاب های صوتی استفاده کنید. البته یک روز در هفته را به تفریح خودتان اختصاص دهید و تمام و کمال با خانواده و دوستان باشید.

استفاده از وقت های مرده می تواند وجه تمایز بزرگی بین انسان های موفق و خاص با سایر آدم ها باشد. به عنوان مثال برخی افراد هستند که حتی در داخل تاکسی و اتوبوس به ارائه طرح های اولیه برای روند های جدید در کسب و کار خود مشغول می شوند و این زمان مرده که عملا در آن کار خاصی نمی شود کرد را به زمانی برای پیشرفت مبدل می کنند. بسیاری از موسسان و صاحبان استارتاپ ها و افراد کارآفرین و موفق از ابتدای شروع کارشان به این صورت بوده اند و البته انسان های تک بعدی نبوده و به استراحت نیز به موقع می پرداخته اند.

– انجام ورزش: یکی از خواص ورزش برای انسان سلامت روح و روان است که موجب می شود کسالت از بدن ما دور شده و بدن و روح و روان ما برای انجام فعالیت های کاری شادابی و آمادگی کافی را بازیابد. (تکنیک های مدیریت زمان)